Probleme mit dem Semesterrundschreiben 2007

Mittlerweile haben die PIN-Briefboten hoffentlich die Semesterrundschreiben an alle Studierenden der Fak.IV verteilt.

"Hoffentlich" sagen wir deshalb, weil wir mit massiven Problemen zu kämpfen hatten, unser Recht auf ein Semesterrundschreiben in Anspruch zu nehmen.

Was ist ein Semesterrundschreiben?

Jede Liste, die für die Gremien antritt, hat das Recht einmal pro Jahr auf Kosten der TU ein Semesterrundschreiben zu verschicken. Das kann eine prima Sache sein, um euch mit wichtigen Informationen zu versorgen, und zum Beispiel zur Wahl aufzurufen.

Mit viel Engagement hat die Freitagsrunde ein Semesterrundschreiben erstellt, welches nicht nur Informationen zu unseren Aktivitäten enthält, sondern auch Neuigkeiten aus der Fakultät und Infos für die neuen und alten Studenten. Uns wurde mitgeteilt, man würde die Semesterrundschreiben aller drei Listen zusammen in einem Kuvert verschicken. Aus Gründen der Portoersparnis sicher eine gute Sache. Aus diesem Grund ist die erste Seite auch so gestaltet, dass alle Listen Erwähnung finden.

Zu viele Seiten

Die erste Hiobsbotschaft erreichte uns wenige Tage vor dem geplanten Druck: Die Druckerei der TUB sah sich nicht in der Lage, mehr als drei Seiten in Kuverts zu bringen. Wir sollten den Umfang unseres Schreibens doch bitte begrenzen.

Dies ist ein krasser Widerspruch mit den Regularien der TUB, nach denen jede Liste fünf Seiten versenden darf. Rechnet man nun 3x5, kommt man nach Adam Riese auf 15 Seiten für alle Listen, die eingetütet werden müssten. Glücklicherweise hätte unsere Fakultät den Auftrag zum Kuvertieren nach extern vergeben, wofür wir sehr dankbar waren. Andernfalls hätten wir etwa 4000 Schreiben per Hand sortieren und kuvertieren müssen.

Einzelversand

Durch den 'erzwungenen' Einzelversand wurde dies jedoch nicht nötig: Jede Liste schickte ihre Druckdaten einzeln an die Druckerei. Doch trotz mehrfacher Erwähnung in E-Mails und Telefonaten mit der Fakultätsverwaltung kam es in der Druckerei zu Verwirrung und so wurden die Rundschreiben einfach einzeln gedruckt und versandt. Dadurch bekommen die Studis drei Briefe zu unterschiedlichen Zeitpunkten und die TU muss einiges mehr an Porto zahlen.

Es ist fast unnötig zu sagen, dass sich dies erst durch einen unserer Anrufe quasi nebenbei herausstellte. Von alleine hätte niemand in der TU Druckerei diese Verschwendung auch nur bemerkt...

Falsche Adressdaten

Außerdem sei die Liste der Adressaten nicht identisch, da von der zentralen Verwaltung unterschiedliche Listen übersandt wurden. Bei der ET-Ini sei überdies kein Platz für ein Adressfeld gewesen, so dass ihr Schreiben noch gar nicht versandt werden konnte (wir hoffen, dass sie das inzwischen mit der Druckerei klären konnten).

Falsche Sortierung

In der TU kann aber noch mehr schief gehen: Bei der Kuvertierung war es offenbar weder möglich, die Seiten anhand der Seitenzahlen zu sortieren (bzw. sie einfach so auszudrucken wie in unserer PDF-Druckvorlage) - noch die Seiten so ineinander zu falten, dass man sie einfach lesen kann.

Wir entschuldigen uns bei allen Lesern für die Probleme beim Lesen unseres Semesterrundschreibens und bieten daher hier sowohl eine pdf-Version wie auch eine Wiki-Seite mit den Inhalten des Schreibens an.

Ein Beispiel für Verbesserungsmöglichkeiten

Eigentlich war das Unterfangen nicht weiter kompliziert: Man schicke je einen Brief mit sieben Blatt an alle Studierenden der Fakultät IV. Die oben geschilderten Probleme haben nicht nur uns viel Zeit und Nerven gekostet, sondern auch die TU (unfreiwillig) einiges an Geld. Genau solche und ähnliche Probleme gibt es jeden Tag dutzendfach an der Uni. Und genau solche Probleme wollen wir auch in Zukunft angehen und beseitigen. Für weniger unnötigen Stress an der TU .-)

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