Freitagsrunde:Orga von Veranstaltungen

Die Freitagsrunde organisiert eine Vielzahl von Veranstaltungen, oft jährlich oder mehrmals pro Semester.

Hier findest du einige Informationen und Anleitungen, welche Schritte notwendig sind und was dabei zu beachten ist.

Vorbereitungen

Vorüberlegungen

• Wer soll von der Veranstaltung angesprochen werden? Interessierte an einem bestimmten Thema, Studierende unserer Fakultät, Studierende der (potentiell) gesamten Uni?
• Mit welcher Resonanz ist zu rechnen, und was muss gegebenenfalls vorbereitet werden? Ist es sinnvoll, eine Voranmeldung durchzuführen und/oder die TeilnehmerInnenzahl zu begrenzen?
• Was ergibt sich daraus für ein Raumbedarf?
• Welches Material wird benötigt? (Steckdosenleisten, Switche, USB-Sticks, Ausdrucke...)
  • Insbesondere bei Wunsch nach Videoaufnahme/Streaming: Wer hat die benötigte Hardware und kann sich darum kümmern?
• Soll es Verpflegung geben? (typisches Getränkeangebot, Kaffee/Tee, Pizzabestellung?)
• Was ist das Ziel, was sollen die Leute daraus mitnehmen? Interesse, bestimmte Fähigkeiten, Diskussionsergebnisse, Resolutionen, hergestellte Gegenstände?
• Was ergibt sich für ein Ablauf? Wie lange soll die Veranstaltung gehen?
  • Denkt bei intellektuell anspruchsvollen Tätigkeiten daran: Die Leute können sich in der Regel maximal 90 Minuten lang konzentrieren und brauchen dann eine Pause, ihr vermutlich auch.
• Gibt es Gäste, und wenn ja wie erreichen wir sie? (Kontaktdaten frühzeitig einholen!)
• Gibt es Feedback vom letzten Durchlauf (uU im letzten Jahr), und kann dieses eingearbeitet werden?

Darauf müssen alle anderen Punkte ausgelegt sein.

Raum

• Die Räume der Fakultätsverwaltung (z.B. Sitzungsräume wie FR 5516) sind i.d.R recht einfach und kurzfristig zu bekommen. Einfach bei der/dem zuständigen Mitarbeiter/in (derzeit im Herbst 2012 Jana Peich oder in Vertretung Bianca Hahn) im Büro vorbeischauen und den Raum im Namen der Freitagsrunde vorreservieren
  • Beim Abholen darauf achten, dass der Schlüssel zum Beamerschrank dabei ist, falls ihr einen Beamer braucht
  • Nicht vergessen: Nach Ende der Veranstaltung den Schlüssel in den Fakultätsbriefkasten werfen! (in der Regel)
• Vorlesungssäle und Seminarräume können bei der Raumverwaltung selbst (über die Vereinigung fopen) oder über ein Fachgebiet beantragt werden
• studentische Cafés sind beliebt für Partys, beispielsweise Cafe Shila und i-café
• Es fanden auch schon Veranstaltungen mit Beteiligung der Freitagsrunde außerhalb der TU statt, z.B. bei der BeLUG

Ankündigung

Legt eine Wikiseite für die Veranstaltung an, kopiert bei sich wiederholenden zunächst die Seite vom Vorjahr und passt die Informationen an, soweit bekannt. Ihr könnt übrigens auch Sachen auskommentieren, die im Vorfeld der Veranstaltung noch nicht relevant sind. Ordnet sie in die passende Kategorie ein:

[[Kategorie:Freitagsrunde]]
[[Kategorie:Veranstaltungen der Freitagsrunde]]

Um ein Anmeldeskript auf http://anmeldung.freitagsrunde.org einzurichten, bitte die zuständige Person oder im Zweifelsfall die Leute von der Freitagsrunden-Technik fragen.

Kanäle, um anzukündigen/Werbung zu machen:

• Newsmeldung im Freitagsrundenwiki Vorlage:HauptseiteNewsBox zB 1-3 Wochen vorher
• Öffentlicher Kalender der Freitagsrunde - so früh wie möglich
• Mailinglisten je nach Zielgruppe - Vorschlag: jeweils 3 Wochen vorher und 2 Tage vorher
  • Frundeninterne, z.B. intern, fopen, veranstaltungsspezifische
  • TU-interne, z.B. Fakultätsnewsletter (über Öffentlichkeitsarbeitsbeauftragte), andere Inis
  • TU-externe, z.B. FSIni (HU), Spline (FU), BeLUG
• Plakate - ca 1-2 Wochen vorher
  • die Freitagsrunde kann bis zu A3-Format in schwarz-weiß drucken
  • Vorlagen/Beispiele befinden sich im Raum hängend und auf http://docs.freitagsrunde.org/, dort im Idealfall mit Quelldaten
  • die wichtigsten Informationen (Was, Wann, Wo) sollten sehr deutlich hervorgehoben werden
  • ca 12 ausdrucken, zu zweit/dritt mit Klebebandrolle losziehen und aufhängen, z.B. hier:
    • vor dem Frundenraum
    • Franklin, 5. Etage bei den Aufzügen
    • Franklin-Foyer
    • im i-café (zB ins Fenster)
    • vor der EN-Cafete / im EN-Hintereingang
    • am EN-Haupteingang, drinnen auf der Pinwand
    • im/am Cafe Shila
    • am MA-Hintereingang im Gebäude (Nicht vom Pförtner erwischen lassen)
    • am MA-Vordereingang auf den Pinnwänden
    • im Hauptgebäude an einer der Säulen
    • im TEL-Erdgeschoss vor dem TelQuel
    • im TEL in den Rechnerräumen 1. und 2. Etage (drinnen und an der Glastür zu den Aufzügen)
• in Vorlesungen
  • aus dem Vorlesungsverzeichnis geeignete raussuchen
  • E-mail an Prof oder WM schreiben und nachfragen (idealerweise ca 1 Woche vorher)
    • im Idealfall: Zusage - Dann zu zweit oder dritt hingehen und vorzugsweise direkt am Anfang vorstellen
    • suboptimal: Absage, aber Möglichkeit, Folien zu schicken, damit Prof/Wimi es selbst vorstellt

Ablauf

• Ankündigung in letzter Minute
  • gegebenenfalls am selben Tag noch einmal über die Mailingliste schreiben, mit Titel, Datum und Uhrzeit im Betreff
  • gegebenenfalls kurz vor Beginn einen Hinweis über Twitter schicken, dass die Veranstaltung in Kürze losgeht, mit Uhrzeit, Ort und ggf Streaming-URL u.ä.
  • im IRC darauf hinweisen
• Weg weisen
  • Schilder ausdrucken und in der Nähe des Eingangs des Gebäudes aufhängen, an den Aufzügen und auf der Etage
  • Schild an die Tür des Raumes hängen, in dem die Veranstaltung stattfindet (damit sich NachzüglerInnen trauen, reinzukommen)
• Material zusammensuchen und aufbauen
  • z.B. Strom: die Freitagsrunde besitzt einige 3er- und 6er-Steckdosenverteiler. Weitere müssen ggf geliehen werden (über Mailingliste nachfragen)
  • Netzwerk verkabeln:
    • die Freitagsrunde besetzt 3 24-Port-Switche, welche ausgeliehen werden können. Achtung: Einer davon ist nur ein 100 Mbit/s-Switch und sollte nicht als zentraler Switch eingesetzt werden
    • Netzwerkkabel: Die Freitagsrunde besetzt genügend davon, die ausgeliehen werden können
    • Anschließen der Switche an einen Uplink, z.B. Stone
    • Bereitstellen der Netzwerkkabel, z.B. in einer Kiste in der Nähe des Eingangs (ggf mit Schild "Bitte nehmen" für die ganz Schüchternen)
  • USB-Sticks
  • Ausdrucke/Cheat sheets/Flyer auslegen
  • Materialien (Folien u.ä.) verlinken, URL an die Tafel schreiben, ggf twittern
• Verpflegung sicherstellen, sofern vorhanden
  • ggf. Schild mit Preisen malen
  • ggf. Behältnis als zusätzliche Kasse aufstellen
• Nicht vergessen, ReferentInnen/Gäste (falls vorhanden) zu betreuen (ggf abholen, Mate geben, beim Aufbauen helfen)
• ggf. kurz vorher im Frundenraum ankündigen, dass es losgeht
• Wenn es losgeht: Tür zumachen

Nachbereitung

• ggf TeilnehmerInnen die Möglichkeit geben, weiterhin in Kontakt zu bleiben/sich auszutauschen (Leute in unseren Raum einladen, auf unsere Mailinglisten hinweisen, Material verteilen)
• ggf Videomitschnitt hochladen und verlinken
• Umsetzung des Abendprogramms, sofern vorhanden
• Allen, die geholfen haben, danken
• Feedback einholen und ggf dokumentieren