Anwesenheitslisten
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Anwesenheitslisten
auch genannt Erhebung personenbezogener Daten in Lehrveranstaltungen, sind ein einfaches Mittel um die regelmäßige Teilnahme an einer Veranstaltung nachzuweisen. Folglich dürfen solche Listen nur geführt werden, wenn es für die Veranstaltung notwendig ist, dass die Teilnahmen nachgewiesen wird (in der Regel sind es Veranstaltungen deren vermitteltes Wissen nicht vollumfänglich geprüft wird, bspw. Seminare, Tutorien, Arbeitsgruppen). Eine Liste muss natürlich gegen irgendeine Grundlage geprüft werden. Hierfür dürfen zu beginn der Veranstaltung von jedem Teilnehmenden folgende Informationen erhoben werden: Vorname und Name, die Matrikelnummer, ggf. das Studienfach (nur falls dies zur Erstellung entsprechender Nachweise notwendig ist), sowie eine Kontaktadresse. Weitere Angaben (bspw. Vorkenntnisse, Interessen) sind freiwillig und als solche zu kennzeichnen. Die Kontaktadresse soll dazu dienen, die Teilnehmenden über Änderungen zu informieren, oder sie mit Arbeitsmaterialien zu versorgen, entsprechend soll sie nur erhoben werden, wenn dies auf anderem Weg nicht möglich ist (bspw. durch Aushänge). Wenn der Kurs eine Webpräsenz hat (bspw. ISIS) erübrigt sich die Angabe der Kontaktadresse im allgemeinen. Da diese Informationen (insbesondere bei freiwilligen Angaben) vor unbefugtem Zugriff geschützt werden sollen, hat die Abgabe separat zu erfolgen (d.h. sie sollten entweder vom Veranstalter eingesammelt werden, oder einzeln abgegeben werden - in jedem Fall nicht offen nach vorne durchgegeben werden). Daraus folgt auch, dass öffentliche Aushänge zum Anmelden, die diese Daten abfragen, grundsätzlich nicht zulässig sind.
Da diese Informationen dem Veranstalter bekannt sind, benötigt er zur Kontrolle der tatsächlichen Anwesenheitsliste nur ein eindeutiges Datum zu jedem Teilnehmer. Dies sind (in der Regel) der volle Name und die Matrikelnummer. Aus diesem Grund muss/darf auch nur entweder der volle Name, oder die Matrikelnummer erhoben werden und es muss auf diese Wahlmöglichkeit hingewiesen werden.
Zusammenfassung
- Daten dürfen nur in anmeldepflichtigen Veranstaltungen (bspw. Seminare oder Projektgruppen), oder Veranstaltungen mit Anwesenheitspflicht (bspw. Tutorien oder Arbeitsgruppen) erhoben werden.
- Darüber hinnausgehende Angaben sind freiwillig und müssen als solche gekennzeichnet werden
- Es dürfen nur der Name, Vorname und die Matrikelnummer, ggf. das Studienfach und eine Kontaktadresse erhoben werden.
- Die Erhebung muss für jede Studentin/jeden Studenten separat stattfinden.
- Als Kontaktadresse genügt eine Email-Adresse.
- Wird für die jeweilige Veranstaltung eine Webdienst zur Verfügung gestellt (bspw. ISIS) erübrigt sich diese Angabe im allgemeinen
- Die Kontaktadresse darf erhoben werden, wenn nur so gewährleistet werden kann, dass die Studierenden über Änderungen und Materialien informiert werden.
- Für die Abgabe der Kontaktadressen sollen Alternativen zur Verfügung gestellt werden (bspw. Abgabe im Sekretariat)
- Auf Anwesenheitslisten dürfen entweder Name und Vorname ODER die Matrikelnummer erhoben werden.
Was tun bei unzulässigen Listen?
Diese Listen sind in ihrem Aufbau schon lange in Benutzung und werden aus Umwissenheit, oder Bequemlichkeit nicht hinterfragt. Also sollte zuerst freundlich auf dem Verstoß hingewiesen werden. Weiterhin sollten nur die Plichtinformationen gegeben werden. Wenn die Erhebung nicht separat erfolgt (bei der Ersterhebung) kann auch einfach formlos ein eigenes Blatt abgegeben werden, dass die benötigten Informationen enthält. Wenn der Veranstalter (wider Erwarten) nicht einsichtig ist, sollte der Vorgang der Datenschutzbeauftragten oder auch uns (wir geben das dann weiter) gemeldet werden.
Frau Hiller Raum H 1017 Tel 314-21784 Fax 314-28033 http://www.tu-berlin.de/asv/menue/datenschutz/
Falls ihr Fragen oder Hinweise habt, kontaktiert uns unter dem Betreff: Anwesenheitslisten.
