Anwesenheitslisten

Dieser Artikel ist etwas veraltet. Wahrscheinlich müssen die datenschutzrechlichen Regelungen sogar noch strenger ausgelegt werden.

Anwesenheitslisten, auch genannt Erhebung personenbezogener Daten in Lehrveranstaltungen, sind ein einfaches Mittel um die regelmäßige Teilnahme an einer Veranstaltung nachzuweisen. Folglich dürfen solche Listen nur geführt werden, wenn es für die Veranstaltung notwendig ist, dass die Teilnahme nachgewiesen wird (in der Regel sind es Veranstaltungen, deren vermitteltes Wissen nicht vollumfänglich geprüft wird, oder bei denen Platzmangel herrscht, bspw. Seminare, Tutorien, Arbeitsgruppen).

So eine Liste muss natürlich gegen irgendeine Grundlage geprüft werden. Hierfür dürfen zu Beginn der Veranstaltung von jedem Teilnehmenden folgende Informationen erhoben werden: Vorname und Name, die Matrikelnummer, ggf. das Studienfach (nur falls dies zur Erstellung entsprechender Nachweise notwendig ist), sowie eine Kontaktadresse. Weitere Angaben (bspw. Vorkenntnisse, Interessen) sind freiwillig und als solche zu kennzeichnen. Die Kontaktadresse soll dazu dienen, die Teilnehmenden über Änderungen zu informieren oder sie mit Arbeitsmaterialien zu versorgen, entsprechend soll sie nur erhoben werden, wenn dies auf anderem Weg nicht möglich ist (bspw. durch Aushänge). Wenn der Kurs eine Webpräsenz hat (bspw. ISIS), erübrigt sich die Angabe der Kontaktadresse im Allgemeinen. Da diese Informationen (insbesondere bei freiwilligen Angaben) vor unbefugtem Zugriff geschützt werden sollen, hat die Abgabe separat zu erfolgen (d.h. sie sollten entweder vom Veranstalter eingesammelt werden, oder einzeln abgegeben werden - in jedem Fall nicht offen nach vorne durchgegeben werden). Daraus folgt auch, dass öffentliche Aushänge zum Anmelden, die diese Daten abfragen, grundsätzlich nicht zulässig sind.

Da diese Informationen dem Veranstalter bekannt sind, benötigt er zur Kontrolle der tatsächlichen Anwesenheitsliste nur ein eindeutiges Datum zu jedem Teilnehmer. Dies sind (in der Regel) der volle Name und die Matrikelnummer. Aus diesem Grund muss/darf auch nur entweder der volle Name oder die Matrikelnummer erhoben werden und es muss auf diese Wahlmöglichkeit hingewiesen werden.

Teilnehmerlisten in ISIS

Seit einiger Zeit werden alle im ISIS-Kurs eingeschriebenen Studierenden in einer Liste angezeigt. Ihr habt einen Anspruch darauf nicht in dieser Liste angezeigt zu werde. Sollte dies bedeuten, dass ihr euch vom ISIS-Kurs abmelden müsst, muss das Fachgebiet euch die Informationen anderweitig zur Verfügung stellen.

Zusammenfassung

• Daten dürfen nur in anmeldepflichtigen Veranstaltungen (bspw. Seminare oder Projektgruppen) oder Veranstaltungen mit Anwesenheitspflicht (bspw. Tutorien oder Arbeitsgruppen) erhoben werden.
• Es dürfen nur der Name, Vorname und die Matrikelnummer, ggf. das Studienfach und eine Kontaktadresse erhoben werden.
• Darüber hinnausgehende Angaben sind freiwillig und müssen als solche gekennzeichnet werden
  • Die Erhebung muss für jede Studentin/jeden Studenten separat stattfinden.
  • Als Kontaktadresse genügt eine E-Mail-Adresse.
    • Wird für die jeweilige Veranstaltung eine Webdienst zur Verfügung gestellt (bspw. ISIS), erübrigt sich diese Angabe im Allgemeinen
  • Die Kontaktadresse darf erhoben werden, wenn nur so gewährleistet werden kann, dass die Studierenden über Änderungen und Materialien informiert werden.
  • Für die Abgabe der Kontaktadressen sollen Alternativen zur Verfügung gestellt werden (bspw. Abgabe im Sekretariat)
• Auf Anwesenheitslisten dürfen entweder Name und Vorname ODER die Matrikelnummer erhoben werden.

Was tun bei unzulässigen Listen?

Diese Listen sind in ihrem Aufbau schon lange in Benutzung und werden aus Umwissenheit oder Bequemlichkeit nicht hinterfragt. Also sollte zuerst freundlich auf den Verstoß hingewiesen werden. Weiterhin sollten nur die Plichtinformationen gegeben werden. Wenn die Erhebung nicht separat erfolgt (bei der Ersterhebung), kann auch einfach formlos ein eigenes Blatt abgegeben werden, das die benötigten Informationen enthält. Wenn der Veranstalter (wider Erwarten) nicht einsichtig ist, sollte der Vorgang der Datenschutzbeauftragten oder auch uns (wir geben das dann weiter) gemeldet werden.

Adresse der Datenschutzbeauftragten

Frau Hiller
Raum H 1017
Tel 314-21784
Fax 314-28033
datenschutzbeauftragte@tu-berlin.de
TU Berlin:Datenschutzportal

Falls ihr Fragen oder Hinweise habt, kontaktiert uns unter dem Betreff: Anwesenheitslisten.

Hintergrund

Die Erhebung personenbezogener Daten bedarf in Deutschland immer der ausdrücklichen Zustimmung durch die jeweilige Person. Ausnahmen kann nur ein Gestz bestimmen (bzw. eine Satzung, Vorschrift usw., die durch das entsprechende Gesetz begründet ist). Durch diese relativ restriktive Konstruktion ergeben sich bestimmte Grundsätze. Besonders zu nennen sind hier die Datensparsamkeit (nur unbedingt notwendige Daten werden verpflichtend erhoben) und die Vertraulichkeit (nur befugte Personen erhalten Zugang zu den Daten bzw. verarbeiten sie).

Ebenso dürfen Daten auch nur für den Zweck genutzt werden, für den sie erhoben wurden (das erklärt auch, warum bestimmte Daten nicht einfach übernommen werden dürfen, obwohl sie schon irgendwo erhoben wurden). Entsprechend dürfen unrechtmäßig erhobene Daten nicht weiter verwendet werden (sie müssen sogar vernichtet werden). Aus diesem Grund sollte auf die korrekte Erhebung von Daten geachtet werden, denn gelöschte Daten eignen sich denkbar schlecht zur Erstellung von Scheinen und anderen Nachweisen.

Weitere Informationen

• Bekanntmachung der Datenschutzbeauftragten zum Thema Anwesenheitlsisten
• TU Berlin: Portal Datenschutz
  • TU Berlin: Rechtsgrundlagen Datenschutz
• Berliner Informationsgesetzbuch
• Wikipedia:Datenschutz
• Wikipedia:Recht auf informationelle Selbstbestimmung
• Wikipedia:Matrikelnummer